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Zeiterfassung

OLfolders Mail-Server

Spam mit eigenem Mail-Server im Büro effektiv bekämpfen

Spam-Mails haben sich mittlerweile zu einer unternehmenskritischen Komponente entwickelt. Übersieht der Geschäftsführer beispielsweise wegen unerwünschter Mails eine wichtige Nachricht, kann der wirtschaftliche Schaden groß sein. Das Spam-Problem kann häufig durch eine genauere Abstimmung der eingesetzten Spam-Filter auf die Bedürfnisse der Benutzer gelöst werden.

Mit Nutzung des in OLfolders integrierten Mail-Servers lässt sich die Erkennungsrate durch eine präzise Justierung auf bis zu 98 % steigern.

Artikel zu diesem Thema: www.silicon.de/sicherheit/management/

Wir empfehlen daher kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) einen eigenen Mail-Server, mit dem ein individueller Spam-Schutz umgesetzt und Funktionen wie das gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archiv realisiert werden können.

Integrierter POP 3 und SMTP Mailserver

Der in OLfolders integrierte Mail-Server arbeitet exakt wie Ihr Provider mit den Protokollen POP3 und SMTP. Jedes Outlook in Ihrem Netzwerk wird so konfiguriert, dass E-Mails nicht mehr vom Provider abgeholt werden sondern vom OLfolders-Server.  Der Mailverkehr wird somit zentral von Ihrem Server abgewickelt.

Das Betreiben eines eigenen Mail-Servers hat folgende Vorteile:

  • Interne E-Mails werden nicht in das Internet gesendet, es fallen weder Verbindungs- noch Volumenkosten an. Interne E-Mails können nicht ausspioniert werden.

  • Jedes Outlook kann E-Mails in sehr kurzen Abständen abholen, beispielsweise 1 mal pro Minute; dadurch werden interne E-Mails schneller transportiert.

  • Der Mail-Server kann eingehende E-Mails auf Viren und Spam überprüfen und aussortieren.

  • Der Mail-Server kann E-Mails weiterleiten, bei Abwesenheit beantworten, an mehrere Empfänger zustellen usw.

  • Eingehende E-Mails können vom Server direkt in Outlook-Datendateien einsortiert werden und stehen dann allen Benutzern gleichzeitig zur Verfügung. Der Empfang erfolgt auch dann, wenn Outlook geschlossen ist.

  • Der automatische Empfang der E-Mails kann automatisch für jeden Tag in der Woche zu bestimmten Uhrzeiten ein- oder ausgeschaltet werden.

  • Beim Provider muss nur ein Konto eingerichtet werden: Der Postmaster. Die Verteilung auf die Postfächer übernimmt OLfolders einfach durch Anlegen eines Benutzers mit einer bestimmten E-Mail-Adresse.

Der indirekte Nachteil eines eigenen Mailservers ist, dass Benutzer nicht per Senden/Empfangen das Abrufen der E-Mails aus dem Internet steuern können. Der Server verbindet sich in regelmäßigen Abständen mit dem Internet und holt sämtliche Mailkonten ab.

Je nach Verbindungsart kann dies alle 10 Minuten oder 1 mal pro Stunde erfolgen. Um wichtige E-Mails trotzdem sofort zu erhalten, können Clients zweimal hintereinander Senden/Empfangen drücken um den Empfang aller Konten zu erzwingen.

Anwender können ihren persönlichen Ordner direkt auf dem Mail-Server speichern und via OLfolders darauf zugreifen, dadurch ist es zum Beispiel möglich, ein E-Mail-Konto mit mehreren Benutzern gleichzeitig zu verwalten.

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