Microsoft Office. Outlook Add-in und Add-on Software.

 

Zeiterfassung

Was ist ein Suchordner?

Ein Suchordner ist ein virtueller Ordner, welcher in Outlook ständig im Hintergrund Elemente sucht die bestimmte Kriterien erfüllen und diese dann entsprechend darstellt.

Sobald sich die Datenmenge verändert, ändert sich auch der Suchordner. Mit einem Suchordner können zum Beispiel alle eingehenden E-Mails in mehreren Ordnern dargestellt werden, wenn diese eine Bedingung nach vorher festgelegten Kriterien erfüllen.

Im Gegensatz zum verschieben mittels Regelassistent, bleiben die Nachrichten im ursprünglichem Ordner erhalten, werden aber dennoch im Suchordner angezeigt. Außerdem ist ein Suchordner ein "lebendes Objekt", der Inhalt ändert sich automatisch, wenn sich die Daten ändern.

 

Beispiel: Unbeantwortete Nachrichten

 

Mit Hilfe eines Suchordners soll sichergestellt werden, dass alle Nachrichten beantwortet werden. Der Ordner Unbeantwortete Nachrichten zeigt alle eingehenden E-Mails an, die noch nicht beantwortet oder weitergeleitet wurden und nicht zu einer der folgenden Ausnahmen gehören:

  • Hat Kategorie "OK".
  • Ist zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind
  • Ist ein eingehendes Fax sind
  • Stammt von einer Mailingliste

Der Suchordner wird mit folgender Abfrage erstellt und sucht Nachrichten aus dem Posteingang.
 

not (
   exists IconIndex or

   ReminderFlag > 0 or
   Categories = "ok" or
   SenderEmailAddress = ignorecase substring "@mailinglist1.de" or
   SenderEmailAddress = ignorecase substring "@mailinglist2.com" or
   Subject = prefix "Fax von"
)

 

Der Ordner zeigt nun alle Nachrichten an, die noch beantwortet werden müssen. Nachrichten verschwinden automatisch aus dem Ordner, sobald:

  • Die Nachricht beantwortet wurde
  • Die Nachricht der Kategorie "OK" zugeordnet wurde
  • Die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet wurde

Wichtig:  Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die E-Mail Nachrichten, die im Suchordner angezeigt werden, nicht gelöscht, da diese Elemente nie in einem Suchordner gespeichert, sondern nur in diesem Ordner angezeigt wurden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere E-Mail Nachrichten, die in einem Suchordner angezeigt werden, öffnen oder auswählen und die E-Mail Nachrichten löschen, werden die Nachrichten aus dem Outlook-Ordner gelöscht, in dem sie gespeichert waren.

 

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