Microsoft Office. Outlook Add-in und Add-on Software.

 

Zeiterfassung

 

 

 

OLfolders FAQ - Fragen und Antworten

Einleitung

A) Was ist OLfolders eigentlich und wie funktioniert es?

B) Verwendet OLfolders ein Standardprotokoll?

B) Allgemeine Fragen zu Microsoft Produkten inkl. Outlook

1.0 Allgemein

1.1 Serverstart: Die Ordnungszahl 135 fehlt in MAPI32.DLL

1.2 Wie funktioniert die Freigabe von Outlook-Ordnern?

1.3 Was passiert mit meinen persönlichen Daten?

1.4 Warum kann man nicht einfach die Datendatei freigeben?

1.5 Meine Datendatei ist defekt (Outlook bzw. OLfolders stürzen ab)

1.6 Beim Weiterleiten werden die Anlagen nicht weitergeleitet

2.0 Verbindung zum Server

2.1 Wie stelle ich im Server ein, welche Dateien freigegeben werden?

2.2 Kann man den Zugriff auf Daten verhindern?

2.3 Ich kann nicht löschen, obwohl ich alle Rechte habe

2.4 Ich kann mich nicht zum Server verbinden

2.5 Der Server bzw. Outlook stürzen ab

2.6 Kann ich mich über das Internet verbinden?

2.7 Ich erhalte die Meldung Benutzername oder Passwort falsch

2.8 Ich kann mich zum Server verbinden, aber ich sehe keine Profile und Datendateien

2.9 Wie richte ich den Server als Dienst ein?

2.10 Ich habe Abbrüche bei WLAN-Verbindungen

2.11 Fehlermeldung: Die RPC-Protokollsequenz ist ungültig

3.0 E-Mails

3.1 Wie empfange ich E-Mails mit OLfolders?

3.2 Kann der Server E-Mails empfangen?

3.3 Ich kann E-Mails empfangen aber nicht senden

3.4 Wie können allgemeine E-Mail-Adressen, zum Beispiel info@ verwaltet werden?

3.5 Was macht der Mailproxy?

3.6 Kann mein persönlicher Order auf dem Server liegen?

3.7 Es gibt nur ein einziges E-Mail-Konto für X Mitarbeiter, jeder soll diese E-Mails bearbeiten können

3.8 Wie funktioniert der Spam/Virenfilter?

4.0 Kalender

4.1 Ich möchte meinen persönlichen Kalender freigeben

4.2 Wie kann ein Gruppenkalender erstellt werden?

4.3 Ich erhalte die Meldung: Die auf dem Server veröffentlichten Frei-Gebucht-Meldung können nicht gespeichert werden

4.4 Die Erinnerungen werden im öffentlichen Kalender nicht angezeigt

4.5 Wie kann ich jemanden zu einem Termin oder einer Aufgabe einladen?

5.0 Synchronisation

5.1 QSynchronization ist nicht mehr verfügbar, obwohl es installiert ist

 

A) Was ist OLfolders eigentlich und wie funktioniert es?

OLfolders ist keine Synchronisationslösung für Outlook-Netzwerke

Im Gegensatz zu anderen Lösungen bremst OLfolders die Netzwerk-Performance nicht aus. Es synchronisiert die einzelnen Outlook-Versionen nämlich nicht, sondern arbeitet wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino als so genannter Store-Provider, der die Daten an seinem Platz belässt und nur den Zugriff regelt.

OLfolders integriert sich nahtlos in die Outlook Struktur, ist selbst aber ein eigenständiges Programm.

Kompatibilität und Sicherheit

DCOM ('Distributed Component Object Model') ist eine API ('Application Programming Interface') und basiert auf RPC. RPC ('Remote Procedure Call' Protokoll) ist ein Standardprotokoll (RPC 1831) zur Übertragung von Befehlen im Netzwerk. Microsoft nutzt RPC für eine Vielzahl von Anwendungen, u.a. für den MS Exchange Server.

OLfolders ist eine auf RPC basierende Lösung von Sicherheitseinstellungen für Microsoft-Netzwerke.

Passt sich an bestehende Netzwerke an

„OLfolders“ passt sich problemlos an ein bestehendes Netzwerk an. Dabei können durchaus verschiedene Outlook- und Windows-Versionen zum Einsatz kommen.

Auf mehrere Outlook-Installationen in Echtzeit zugreifen

Dank „OLfolders“ ist es möglich, die Kontakte, die Termine, die Aufgaben, die Dokumente sowie den Postein- und Ausgang in Outlook gemeinsam zu bearbeiten - und zwar in Echtzeit. Wer möchte, schränkt den Schreib- und Lesezugriff selektiv ein und vergibt individuelle Rechte. Die einzelnen Anwender haben auf das „zentrale“ Outlook ebenso Zugriff wie auf ihren persönlichen Outlook-Ordner. Jeder kann sehen, wer wann einen Termin hat, welche Aufgaben bereits delegiert sind oder ob eine wichtige Mail angekommen ist.

Als Erklärung dient hier das im Netzwerk zentral genutzte Outlook mit Echtzeitzugriff auf die Outlook PST-Datenbank. Darüber hinaus können auch parallel mehrere zentrale Outlook-Datenbanken für Unternehmensweite Netzwerke eingerichtet werden, die ebenfalls einen simultanen Outlook-Datenbank Zugriff in Echtzeit ermöglichen.

Auf dieses zentrale Outlook haben Sie genau so Zugriff wie auf ihren 'Persönlichen Ordner'. Dabei bleiben alle Standardfunktionen im 'Öffentlichen Ordner' erhalten. Ein bereits bestehendes Netzwerk muss nicht geändert werden.

OLfolders kann aber auch einfach in einer Exchange Server-Umgebung eingesetzt werden, z.B. um den Exchange Server zu entlasten. Ein Beispiel; eine Abteilung kann bestimmte Daten mit OLfolders bearbeiten, während jeder Arbeitsplatz gleichzeitig mit einem Exchange Server verbunden ist.

Outlook Netzwerk - Anzahl von Anwendern

Outlook Netzwerke mit OLfolders sind auf den Zielmarkt KMU bis zu einer unlimitierten Anzahl von Anwendern ausgerichtet. Formal gelten keine Einschränkungen hinsichtlich der Benutzeranzahl. Je nach Art und Umfang (Daten) der Benutzung kann die Anzahl unterschiedlich hoch ausfallen. Alle in Outlook enthaltenen Daten und Informationen, wie E-Mails, Termine, Kontakte, ..... werden in einer einzigen 2 GB großen Outlook .PST Datendatei gespeichert. Größere Datenn mengen können mit mehreren .PST Dateien von OLfolders im Netzwerk verwaltet werden.

Ab Microsoft Outlook 2003 ist Outlook mit einer Unicode .PST Datendatei von 30 GB ausgestattet. Damit erhöht sich die Anwenderzahl entsprechend.

 

B) Verwendet OLfolders ein Standardprotokoll?

 

OLfolders verwendet Remote Procedure Calls (ab RFC 1050 von Juni 1980). Dies ist seit 1980 ein Standard für alle Betriebsysteme und wird unter anderem durch Microsoft Windows implementiert. Da es vor OLfolders noch kein vergleichbares Programm gab, ist die oberste Protokollschicht eine Eigenentwicklung.

 

Normalerweise verwendet OLfolders RPC via TCP/IP, es ist aber auch möglich OLfolders mit anderen Transportwegen zu verwenden, zum Beispiel über IPX/SPX. Für  Named Pipes, RPC via HTTP. Ebenso kann der RPC Port Locator verwendet werden. Tragen Sie dazu im 0 im Feld Port ein bei Server und Client. RPC wird von vielen Programmen verwendet, zum Beispiel von Druckertreibern, Exchange Server aber auch DCOM verwendet RPC für seinen Transport.

 

Alternativ bietet OLfolders mit NPC (network procedure calls) ein eigenes Protokoll an, welches lediglich auf TCP/IP basiert und noch ein wenig schlanker ist TCP/IP ist das Standardprotokoll für das Internet.

 

Auf der obersten Ebene (welche Funktionen und Klassen gibt es, welche Parameter usw.) sind alle Protokolle eine eigene Entwicklung, egal ob diese auf TCP/IP, RPC, DCOM oder irgendetwas anderem basieren. Theoretisch wäre es inzwischen möglich das Exchange-Protokoll zu verwenden, dies böte die Möglichkeit ohne eine Clientsoftware auf OLfolders zuzugreifen, die Komplexität des inzwischen veröffentlichten Exchange-Protokolls und der Zusatz "Eventuell sind Lizenzgebühren für die Nutzung nötig" in den Beschreibungen schrecken jedoch ab.

 

Wer unser Protokoll verwenden möchte, möge sich an support@olfolders.de wenden und erhält die Protokolldefinition (IDL-Datei) sowie Untersützung. Die im System hinterlegten Befehle des RPC IDL lassen sich aber auch aus den DLLs auslesen und ohne unser Wissen verwenden.

 

Trotz einiger Vorteile von DCOM (z.B. Automatische Verwaltung von Ports, Klassen, einfacher Zugriff mit neuen Apps usw.) haben wir uns gegen DCOM entschieden.

VB Programmierer, welche über das Protokoll zugreifen wollen, müssen zunächst eine COM-Komponente schreiben, wir helfen dabei.

  • DCOM benötigt alle Strings (Texte, Zeichenketten) als Unicode (2 Byte pro Zeichen) und überträgt diese wohl auch so. Da alle Zeichenketten in Outlook Ansi (1 Byte pro Zeichen) sind verdoppelt sich dadurch dadurch der Speicherbedarf und die Anzahl der zu übertragenden Bytes. Da fast ausschließlich Text übertragen wird, würde dies wohl eine Verdoppelung des Datentransfers bedeuten, wenn alles Unicode übertragen werden würde.
  • Die Übertragung von Binärdateien (z.B. Inhaltstabellen von Ordnern, Anhängen, Bildern) ist mit DCOM nur schwierig möglich und erzeugt zu viel Overhead. In Outlook gibt es viele Binärdaten, zum Beispiel die Serieninformation von Terminen. Beim Ordnerwechsel werden u. a. tausende Termine geöffnet um die Serieninformation auszulesen, da fällt jede Millisekunde ins Gewicht.
  • RPC läßt sich auch auf anderen Betriebsystemen verwenden, dies ermöglich die Entwicklung von Komponenten unter Linux, Mac OS, Window Mobile, Symbian usw. Sollte jemals ein Client für ein anderes System programmiert werden (z.b. Zugriff vom Mobiltelefon und Anzeige in eigener Anwendung), ist RPC einfacher als DCOM.
  • Bei langsamer Verbindung (z.B. über das Internet) muss das Protokoll effizient sein.

C) Allgemeine Fragen zu Microsoft Produkten inkl. Outlook

Bei allgemeinen Fragen zu Outlook oder anderen Microsoft-Produkten können Sie die Microsoft Newsgroups verwenden. Ein großes Team von Experten, zum großem Teil freiwillige, sucht gerne eine Antwort auf Ihre Frage.

Klick auf Microsoft Newsgroups öffnen Outlook Express oder einen anderen Newsreader und verbindet sie auf den Server. Outlook-Fragen stellen Sie in Microsoft.shared.de.outlook.

 

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1.1 Serverstart: Die Ordnungszahl 135 fehlt in MAPI32.DLL

Wenn Sie diese Meldung erhalten, befindet sich eine falsche MAPI32.DLL im Windows-Verzeichnis. Diese Datei gehört nicht zu Outlook sondern zu einem anderem E-Mail-Programm (z.B. Tobit, Thunderbird, AOL). Fast jedes E-Mail-Programm für Windows hat eine eigene Datei MAPI32.DLL, damit wird u. a. das Senden von E-Mails aus Anwendungen heraus gesteuert. Weil viele Programme diese Datei im Windows-Verzeichnis (c:\windows oder c:\windows\system32) ablegen, wird diese von Programmen wie OLfolders zuerst gefunden, die Datei MAPI32.DLL, die zu Outlook gehört befindet sich in c:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\mapi. OLfolders kann nicht steuern, welche MAPI32 geladen wird, dies wird durch das Betriebsystem geregelt. Alle anderen Programme, welche MAPI verwenden, werden ebenfalls nicht laufen.

 

Lösung: Die Datei muss aus dem Verzeichnis c:\windows\system32 entfernt werden. Sie können die Datei einfach löschen oder umbenennen. Falls Sie wissen, zu welchem Programm die Datei gehört, können Sie die Datei auch in das Programmverzeichnis des jeweiligen Programms verschieben, das andere E-Mail-Programm hat dann wieder Zugriff auf seine eigene DLL.

 

1.2 Wie funktioniert die Freigabe von Ordnern?

  • Die Freigabe von Outlook-Ordnern funktioniert über eine Netzwerkverbindung zwischen zwei oder mehreren Computern. Die Daten sind dabei auf einem Computer gespeichert, dieser fungiert als Server, alle anderen als Clients. Genau wie bei einer Dateifreigabe werden die Daten nicht auf den Client kopiert, sondern über die Netzwerkverbindung direkt auf dem Server. Da es nur eine einzige Kopie gibt, stehen alle Änderungen sofort jedem zur Verfügung

Der ganze Prozess ist in etwa vergleichbar mit der Dateifreigabe in Windows, auf einem Computer werden Ordner oder die ganze Festplatte freigegeben, dieser Computer dient als Server, andere Computer können auf die freigegebenen Ordner als Client zugreifen. Sämtliche Änderungen an den Dateien werden dabei direkt auf dem Server gespeichert.

Genau wie bei einer Dateifreigabe, steht dem Client die eigenen Daten zur Verfügung und zusätzlich die Daten des Servers oder sogar die Daten mehrer Server.

 

Frage

Freigabe von Outlook-Ordnern durch OLfolders

Freigabe von Dateiordnern durch Windows

Zugriff

Der Zugriff auf freigegebene Ordner kopiert die Daten nicht auf den Arbeitsplatz, sondern führt alle Änderungen auf dem Server aus.
Der persönliche Ordner und die öffentlichen Ordner können gleichzeitig genutzt werden.

Der Zugriff auf ein Netzwerklaufwerk bedeutet nicht, dass die Festplatte komplett kopiert wird, sondern dass alle Dateioperationen auf dem Server ausgeführt wird. Auf die eigene Festplatte kann weiterhin zugegriffen werden.

Änderungen

Alle Änderungen finden auf dem Server statt, daher ist jede Änderung sofort überall sichtbar ohne dass diese zu den einzelnen Arbeitsplätzen repliziert werden müssen. Dies gilt sowohl für das Anlegen eines Kontaktes als auch für das Verschieben von ganzen Ordnerbäumen.

Jede Veränderung wird auf dem Server ausgeführt und steht deswegen unmittelbar allen zur Verfügung dies gilt sowohl für neue und geänderte Dateien als auch für verschobene Ordner.

Schutz

Für jeden Ordner und für Elemente in den Ordnern können für jeden Benutzer unterschiedliche Rechte vergeben werden.

Für jeden Ordner können individuelle Rechte vergeben werden.

Verfügbarkeit

Auf die Ordner kann nur zugegriffen werden, wenn der Server gestartet wurde. Um die Daten auch offline zu sehen, können diese zum Beispiel mit QSynchronization offline verfügbar gemacht werden.

Der Zugriff kann nur erfolgen, wenn der Server gestartet ist, mit speziellen Programmen kann eine lokale Kopie angefertigt und synchronisiert werden.

Topologie

Alle Daten können auf einem Server gehalten werden oder jeder Arbeitsplatz gibt seine Daten frei oder eine Mischform von beiden.

Der Server kann Verzeichnisse für alle Freigeben und jeder Arbeitsplatz kann Verzeichnisse freigeben, man kann auf beides gleichzeitig zugreifen.

 

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1.3 Was passiert mit meinen persönlichen Daten?

Der persönliche Ordner in Outlook bleibt erhalten, die Daten des freigegebenen Ordners werden zusätzlich dargestellt.

 

1.4 Warum kann man nicht einfach die Datendatei freigeben?

Aus bestimmten Gründen wird die Datendatei von Outlook exklusiv gesperrt, wenn ein Programm auf diese zugreift.

Technischer Hintergrund:

Nehmen wir einmal an, mehrere Personen öffnen die gleiche Textdatei in Word auf verschiedenen Arbeitsplätzen.

Auf jedem Computer wird nun ein Teil der Datei in den Hauptspeicher geladen, wir haben also 3 Kopien: Die Datei, je eine Kopie im Arbeitsspeicher einer Computer. Auf beiden Computern wird nun gleichzeitig die Datei verändert: Auf der einen Seite wird die Rechtschreibung korrigiert, wird der eine oder andere Satz gelöscht und umgestellt. Da die Änderungen des einen Benutzers nicht direkt auf dem Computer des andern übertragen werden, laufen beide Versionen auseinander und spätestens beim Abspeichern gäbe es ein Problem. Genau wie bei Outlook, erlaubt Word -- in einer einzigen Instanz -- mehrere Ansichten auf die Datei, wenn das Fenster geteilt ist, wird oben etwas verändert, ändert es sich auch unten.

Um ein (Text-)programm zu schreiben, welches gemeinsam im Netzwerk funktioniert muss man darauf achten, dass möglichst wenig Daten übertragen werden, man kann nicht über das Netzwerk Hauptspeicher des Servers zugreifen, da dies viel zu langsam wäre. Ein vernünftiger Weg ist, die Datei auf dem Server zu öffnen und Anfragen an den Server zu senden. Zum Beispiel:

 

Client: Öffne Datei xyz.doc

Server: Öffnet Datei oder sendet eine Fehlermeldung.

Client1: Gib Inhalt von Seite 1.

Server: Sendet den Inhalt von Seite 1.

Client1: Ändere in Zeile 25 das dritte Wort.

Server: Ändert das Wort

Server: Informiert alle Clients über die Änderung in Zeile 25

Client2: Überprüft ob Zeile 25 sichtbar ist und fordert ggf. den neuen Text beim Server an

 

Outlook-Datendateien werden zwar nicht komplett in den Speicher geladen, jeder Client legt jedoch Kopien von häufig verwendeten Elementen und Suchindexe im Speicher an um den Zugriff zu beschleunigen. OLfolders arbeitet durch das Senden von Anfragen an den Server, dieser beantwortet die Anfragen und informiert alle anderen Clients über Änderungen an Objekten.

 

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1.5 Meine Datendatei ist defekt

Eine defekte PST-Datei (Outlook-Datendatei) kann dazu führen, dass Outlook beim Zugriff auf die Elemente abstürzt oder komische Dinge macht. Um diese zu reparieren, verwenden Sie entweder das Programm SCANPST von Microsoft oder ein kommerzielles Programm. Viele Fehler können durch Exportieren der Daten behoben werden.

Gehe zu Anleitung zur Reparatur

 

1.6 Beim Weiterleiten werden die Anlagen nicht weitergeleitet

Wir wissen nicht genau, warum dies ab und zu auftritt, es scheint sich um einen geheimen Registryschlüssel oder um einen Fehler in Outlook zu handeln. Nach den Logdateien wird der Anhang zwar geladen aber nicht in der neuen E-Mail dargestellt. Sie können in Extras/Optionen/E-Mail-Format das Weiterleitungsformat einstellen, z.B. als "Orginal-Nachricht als Anlage"

2.1 Wie stelle ich im Server ein, welche Dateien freigegeben werden?

Sie müssen nichts weiter einstellen, OLfolders erlaubt automatisch einen Zugriff auf alle Daten, welche in allen Profilen in Outlook eingerichtet sind. Um eine neue Datendatei freizugeben, öffnen Sie diese einfach in Outlook über Datei/Öffnen oder Datei/Neu, OLfolders hat dann automatisch Zugriff auf die Dateien. In OLfolders kann stattdessen verhindert werden, das bestimmte Benutzer auf bestimmte Dateien zugreifen. Dies kann in den Eigenschaften eines Benutzers unter Profile eingestellt werden.

 

2.2 Kann man den Zugriff auf Daten verhindern?

OLfolders unterstützt eine Rechtevergabe auf 4 Ebenen. Direkt nach der Installation hat jeder Benutzer Vollzugriff auf alle Daten.

  • Rechtevergabe auf Profilebene
    Falls mehrere Profile angelegt wurden, kann der Zugriff pro Benutzer auf bestimmte Profile eingeschränkt werden, z.B. nur auf Öffentliche Ordner. Öffnen Sie im OLfolders den Benutzer und klicken auf "Profile". Entfernen den Hacken "Alle Profile anzeigen", danach können einzelne Profile und Datendateien freigegeben werden.
  • Rechtevergabe auf Dateiebene
    Im Benutzermanager unter Profile können für jede Profil die Datendateien festgelegt werden.
  • Rechtevergabe auf Ordnerebene

    Öffnen Sie im OLfolders Server den Menüpunkt "Ordnerfreigabe". Es wird ein Baum mit allen Ordnern angezeigt. Wählen Sie den Ordner und den Benutzer aus, und vergeben Rechte.

  • Rechtevergabe auf Elementebene.
    Es kann genau gesteuert werden, wer welche Elemente öffnen darf, zum Beispiel kann das Öffnen Privater Elemente verhindert werden. In der Rechteverwaltung löschen Sie für den Ordner "Private Elemente öffnen". In der Benutzerverwaltung kann nun durch Vergabe von E-Mail-Adressen definiert werden, wer diese privaten Elemente öffnen darf. Outlook trägt automatisch in jedes Element den Namen sowie die E-Mail-Adresse des Besitzers als Absender ab. In OLfolders kann die E-Mail-Adresse in der Benutzerverwaltung eingetragen werden, dadurch ist OLfolders in der Lage zu erkennen, dass die privaten Elemente zu diesem Benutzer gehören. Die E-Mail-Adresse kann unter "E-Mail-Adresse", "weitere E-Mail-Adressen" und "Zugriff auf Elemente" eingetragen werden. Das letzte Feld erlaubt die Eingabe einer E-Mail-Adresse welche vom Mailproxy nicht beachtet wird, d.h. die Übermittlung wird durch das Eintragen nicht geändert.

2.3 Ich kann nicht löschen, obwohl ich alle Rechte habe

Löschen in Outlook bedeutet Verschieben in den Ordner "Gelöschte Elemente". Für den Ordner "Gelöschte Elemente" muss Schreibrecht gegeben sein, damit das Verschieben gelingt. Ansonsten kann nur richtig gelöscht werden (Die Umschalt-Löschen-Tastenkombination löscht das Element ohne es in Gelöschte Elemente zu verschieben, das Element kann nicht zurückgeholt werden).

 

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2.4 Ich kann mich nicht zum Server verbinden

Für eine erfolgreiche Verbindung zum Server muss eine Netzwerkverbindung via TCP/IP auf dem Port 20002 möglich sein, der OLfolders-Server muss gestartet sein. Um zu überprüfen, ob die Verbindung besteht, öffnen Sie in der Verbindungserstellung das Feld "Benutzer". Wenn eine Verbindung möglich ist, werden alle Benutzer des Servers angezeigt.

 

 

Falls keine Netzwerkverbindung möglich ist, erscheint eine Fehlermeldung:

 

 

Der Fehler kann folgende Ursachen haben:

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2.5 Der Server bzw. Outlook stürzen ab

Die Häufigste Ursache ist eine defekte PST-Datei auf dem Server bzw. auf dem Client. Beenden Sie alle Programme und starten SACANPST (C:\programme\gemeinsame Dateien\System\MAPI, je nach Outlook-Version etwas tiefer).  Geben Sie den Pfad zur Datendatei ein und klicken auf Prüfen, wenn die Datendatei Fehler hat (auch unbedeutende Fehler) klicken Sie auf Reparieren.

Den Pfad und den Dateinamen der Datendatei kann man einfach über Systemsteuerung/Mail abfragen.

 

2.6 Kann ich mich über das Internet verbinden?

Ja, wenn die IP-Adresse des Servers bekannt ist und der Port 20002 (bzw. der Port auf welchem der Server konfiguriert ist, freigeschaltet wurde).

  • Zur Bekanntgabe der IP-Adresse verwenden Sie einen DYNDNS-Provider, zum Beispiel www.dyndns.org sowie das jeweilige Programm um die IP-Adresse beim Provider upzudaten. Einge Router unterstützen dies von ohne direkt im Router.
  • Falls ein Router verwendet wird, muss eine Portweiterschaltung zum Server hergestellt werden.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit das Protokoll 2.3 (ggf. Server+Client updaten) da dieses Elemente im Block überträgt, statt vieler kleiner Datenpakete während der Bearbeitung. Da bei der Verbindung via Internet die Pingzeit zum Server sehr groß ist, ist jeder Befehl zum Server verzögert, das Protokoll 2.3 minimiert die Anzahl der Befehle.

Zur Sicherheit sollte eine VPN-Verbindung verwendet werden. Lesen Sie dazu: Workshop: VPN-Verbindung.

 

2.7 Ich erhalte die Meldung Benutzername oder Passwort falsch

Für dieses Verhalten gibt es folgende Ursachen:

  • Benutzername oder Passwort ist falsch, ändern Sie den Benutzernamen und das Passwort in der Verbindungserstellung (Extras/OLfolders installieren, danach den Dienst anwählen und Klick auf Eigenschaften).
  • Sie verwenden einen neuen Client mit einem altem Server. Der neue Client versucht das Passwort verschlüsselt zu senden, nachdem es nicht klappt, sendet es das Passwort noch mal unverschlüsselt, d.h. im alten Format. Sie erhalten dann die Fehlermeldung bekommen aber trotzdem Zugriff auf den Ordner.
  • Ihr Profil ist beschädigt. Es scheint in Outlook einen Fehler in der Profilverwaltung zu geben, wenn ein Dienst entfernt wird, ist er immer noch in der Registry vorhanden, diese inaktiven, eigentlich gelöschten Dienste können Probleme verursachen -- nicht nur bei OLfolders sondern auch bei lokalen Dateien, Exchange usw.
    Es gibt zwei Möglichkeiten: Ein neues Profil erstellen (Systemsteuerung/Mail/Profile anzeigen) oder das vorhandene Profil mit OLfix reparieren.

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2.8 Ich kann mich zum Server verbinden, aber ich sehe keine Profile und Datendateien

Es gibt im wesentlichen 3 Fehlerursachen:

  • Es wurden keine Profile und Datendateien eingerichtet.
    Auf dem Server muss Outlook installiert sein und es muss mindestens eine Datendatei eingerichtet werden.
  • Es gibt zwar Datendateien aber für diesen Benutzer ist der Zugriff gesperrt.
    Öffnen Sie auf dem Server oder mittels OLfolders Administrator den Benutzer und klicken auf Profile, dort muss mindestens eine Datendatei angehakt sein.
  • Der Server läuft als Dienst unter dem Konto lokales System
    Wenn der Server unter Lokales System läuft, kann er normalerweise keine Profile sehen, es müssen erst welche eingerichtet werden, Starten Sie den Server interaktiv so dass das Symbol erscheint. Der Server kann nun unter Lokales System aufgerufen werden und über Profile und Datendateien können Profile und Datendateien eingerichtet werden.

2.9 Wie richte ich den Server als Dienst ein?

Die Einstellungen finden Sie unter Extras/Optionen: Dienst: Installiert und Interaktiv. Wenn der Di.enst interaktiv läuft, kann er ganz normal verwendet werden, er zeigt das Icon in der Traybar und kann dort geöffnet und administriert werden. Der Dienst muss dabei unter dem Konto Lokales System laufen, er hat allerdings keinen Zugriff auf die Profile, diese müssen im Dienst eingerichtet werden.

 

Um Zugriff auf die Profile zu haben, darf der Dienst nicht interaktiv sein, im Dienstmanager stellen Sie für diesen Dienst einen Benutzer ein.

 


Installation des Dienstes

 

 

Den Dienst unter einem Benutzerkonto laufen lassen, damit die Profile verfügbar sind.

 

Wenn der Server als Dienst läuft kann er normalerweise nicht die gleichen Dateien Dateien verwenden wie ein Outlook, welches als Anwendung läuft. Auch wenn der Dienst und Outlook unter dem gleichem Benutzernamen laufen haben beide eine unterschiedliche Anmeldung, dies ist vergleichbar wie zwei Anmeldungen an einem Terminalserver, zwei Benutzer, auch wenn sich beide beim Terminalserver als Administrator anmelden, können nicht gleichzeitig die gleiche Word-Datei öffnen und gleichzeitig verändern, jeder hat einen Teil der Datei im Speicher und die Speicherbereiche kommunizieren nicht (wenn einer der Benutzer etwas eintippt, kann der andere das nicht sehen, selbst wenn es gelänge die Datei auf beiden Seiten zu öffnen).

 

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2.10 Ich habe Abbrüche bei WLAN-Verbindungen

Überprüfen Sie, ob eine Firewall installiert ist und konfiguriert werden möchte. Verwenden Sie zum Beispiel den OLFolders-Administrator und scannen nach Servern im Netzwerk, falls ein Programm nun eine Freigabe verlangt, lassen Sie dies zu. Bekannt ist dies z.B. von Kaperski Anti Hacker.

 

2.11 Fehlermeldung: Die RPC-Protokollsequenz ist ungültig

Eine Anleitung zum Prüfen des RPC Endpoint-Mappers finden Sie hier (KB839880) http://support.microsoft.com/kb/839880/en-us

3.1 Wie empfange ich E-Mails mit OLfolders?

Durch die Installation von OLfolders wird die E-Mail-Konfiguration von Outlook nicht verändert, die zuBidsätzliche Datendatei ändert den E-Mail-Transport in Outlook nicht.

 

3.2 Kann der Server E-Mails empfangen?

Um allgemeine E-Mails, zum Beispiel info@, sales@, mail@ auf dem Server zu empfangen, gibt es mehrere Möglichkeiten, am einfachsten ist es, auf dem Server ein Outlook mit E-Mail-Konto zu  konfigurieren und dieses Outlook einfach laufen zu lassen. Outlook 97/98/2000 sind in der Lage E-Mails zu empfangen ohne selbst gestartet zu sein, ab Outlook 2002 muss Outlook zum Transport von E-Mails gestaret sein.

Eine andere Möglichkeit ist, den E-Mail-Transport von OLfolders zu verwenden, dazu muss der Mailproxy eingeschaltet werden damit ein E-Mail-Konto in OLfolders eingestellt werden kann. Die Übertragung der E-Mails geschieht dann durch Einrichtung eines PST-Transportes.

Konfigurieren Sie die allgemeinen E-Mail-Adressen nicht auf jedem Arbeitsplatz, ein POP-Konto darf nur von einem Arbeitsplatz abgerufen werden, da die Mails sonst mal hier- und mal dort empfangen werden oder auf mehreren Orten gleichzeitig. Wenn der Server die E-Mails empfängt und versendet, ist ein E-Mail-Konto für diese Adresse auf anderen Arbeitsstationen überflüssig, die vom Server empfangenen E-Mails sind für jeden zugänglich. 

 

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3.3 Ich kann E-Mails empfangen aber nicht senden

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mails zu konfigurieren, je nach Konfiguration kann etwas anderes passieren:

  • Beim Senden erhalten Sie die Fehlermeldung: "Diese Operation wird vom Dienstanbieter nicht unterstütz":
    Sie verwenden einen OLfolders-Ordner als Übermittlungsordner mit einer Programmversion älter als 2.3.6. Erst ab dieser Programmversion wird das Senden über ein lokales E-Mail-Konto unterstützt. Bei der Verbindungserstellung muss "Unterstützung für lokales E-Mail-Konto" angeklickt werden.
  • Sie verwenden eine lokale PST-Datei mit einem lokalen E-Mail-Konto
  • OLfolders ist nicht beteiligt am E-Mail-Transport. Überprüfen Sie das E-Mail-Konto in Outlook. im allgemeinen muss "Dieser Server erfordert Authentifizierung" eingeschaltet werden.
  • Ein E-Mail-Konto wurde unter Outlook 2000 konfiguriert aber Outlook wurde noch nicht richtig beendet und neu gestartet. Beenden Sie Outlook und suchen den Prozess MAPISP32, beenden Sie diesen und starten Outlook neu. Alle Programme, welche MAPI verwenden müssen ebenfalls neu gestartet werden.
  • OLfolders ist Übermittlungsordner und verwendet das E-Mail-Konto des Servers. und die E-Mail bleibt im Postausgang.
  • Auf dem Server muss entweder PST-Transport oder Outlook die E-Mails transportieren. Starten Sie Outlook und stellen die Übermittlung alle X Minuten ein oder verwenden PST-Transport.
  • Der Mailserver muss aktiviert werden und "Postfächer auf dem Server verwalten" muss angehakt werden, da ansonsten der Befehl zum Absenden der E-Mail nicht auf den Server übermittelt wird.

3.4 Wie können allgemeine E-Mail-Adressen zum Beispiel info@ verwaltet werden?

Zunächst einmal müssen die E-Mails vom Server empfangen werden, entweder von einem Outlook auf dem Server oder durch OLfolders. Siehe: Kann der Server E-Mails empfangen?

Sobald der Server die E-Mails empfangen kann tauchen diese auf jedem Arbeitsplatz im öffeontlichem Ordner auf und können von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden.

  • Falls Sie auf eine E-Mail an info@domain.de mit dem Absender info@domain.de antworten wollen, benötigen Sie auf dem Arbeitsplatz mindestens Outlook 2002, in allen vorherigen Versionen  kann beim Antworten das Konto nicht ausgewählt werden.
    Konfigurieren Sie dazu ein neues Konto, welches E-Mails von einem beliebigen inaktivem Konto abholt aber über info@domain.de sendet.
    In einigen Outlook-Varianten kann der POP3-Server freigelassen werden, in einigen muss dieser ausgefüllt werden. In diesem Fall richten Sie sich ein neues E-Mail-Konto ein, welches nicht verwendet wird, d.h. wo nie E-Mails abgeholt werden, es geht nur darum über info@domain.de zu senden.

    Überlegen Sie sich auch, ob auf eine Anfrage an info@domain.de nicht mit der persönlichen E-Mail-Adresse des Benutzers geantwortet werden kann, in diesem Fall kommt eine Antwort auf diese E-Mail wieder direkt beim Benutzer an, da dieser die erste Anfrage bearbeitet hat, können eventuelle weitere Fragen am besten von diesem Benutzer beantwortet werden.
  • Man muss sicherstellen, dass eine E-Mail nicht von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Outlook markiert jede E-Mail mit einem Symbol, wenn diese bearbeitet wurde. Wenn jemand eine E-Mail nicht beantworten kann, aber gelesen hat, kann dieser Benutzer auch den Gelesen-Status auf ungelesen setzten (Rechtsklick auf die E-Mail und Auswahl als ungelesen markieren.
    Unser Programm QSearchFolders kann unbeantwortete Elemente automatisch in einen Ordner einsortieren.
  • Ggf. müssen Benutzer instruiert werden, die gesendeten Antworten auf den Server zu verschieben, damit diese für alle eingesehen werden können.

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3.5 Was macht der Mailproxy?

Ein Mailproxy macht im Grunde genommen das gleiche wie Ihr E-Mail-Provider, er empfängt und sendet E-Mails und verteilt diese auf die einzelnen Benutzerkonten. Das Outlook eines Benutzers holt die E-Mails nicht mehr direkt vom Provider ab sondern vom Mailproxy. Durch den Umweg über einen eigenen Server kann besser in den E-Mail-Transport eingegriffen werden:

  • Interne E-Mails werden zum Provider im Internet gesendet sondern vom Server direkt in die Mailbox des Empfängers gelegt.
  • OLfolders kann Werbe- und Virenmails direkt beim Abholen aussortieren, diese kommen gar nicht mehr beim Benutzer an.
  • Vom Server empfangene E-Mails können direkt in einen Ordner in Outlook einsortiert werden.
  • Mails für alle Benutzer können über ein einziges Konto empfangen werden, z.B. über das Postmaster-Konto und werden dann intern verteilt.

Die Mailbox des Mailproxies ist kein Outlook-Ordner sondern ein Ordner auf der Festplatte. Das Abholen von Mails aus der Mailbox geschieht durch Konfiguration eines E-Mail-Kontos in Outlook. Geben Sie als Servername den Computernamen ein, auf welchem der Mailproxy läuft und als Benutzernamen ihren OLfolders-Benutzernamen.

Zur Einrichtung des Mailproxies gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Schalten Sie in Extras/Optionen in OLfolders auf der ersten Seite den Mailproxy ein.
  • Starten Sie den Mailproxy auf der 3 Seite "Mailproxy starten"
  • Tragen Sie für jeden Benutzer in OLfolders die E-Mail-Adresse ein.
  • Erstellen Sie in Outlook ein E-Mail-Konto und geben den Namen Ihres Servers ein und als Anmeldedaten die Anmeldedaten für OLfolders. Unter Erweitert muss noch "Dieser Server erfordert Authentifizierung" gewählt werden.

Der Mailproxy ist nun so weit eingerichtet, dass der interne E-Mail-Verkehr möglich ist. Um von außen E-Mails zu empfangen und zu senden, müssen Internet-Konten eingerichtet werden.

  • OLfolders verbindet sich normalerweise nicht mit dem Internet. Stellen Sie im Reiter Internet ein, über welche Verbindung OLfolders sich mit dem Internet verbinden soll oder ggf. "Permanente Verbindung", Ebenfalls in diesem Reiter muss etwas unter "Abholen alle X Minuten" eingestellt werden.
  • Zum Senden konfigurieren Sie am besten einen Smart-Server, alle ausgehenden E-Mail werden über dieses Konto versendet -- der Empfänger merkt davon nichts, da der Absender der E-Mail nicht verändert wird, es geht nur um die Anmeldung bei einem Provider.
  • Legen Sie ein E-Mail-Konto in OLfolders an. Wenn der Smart-Proxy funktioniert benötigen Sie kein ausgehenden Provider, ansonsten geben füllen Sie auch SMTP aus.
  • Schalten SIe Serverprogramm "Trace Internet" ein und wechseln auf den Reiter Trace Internet. Rufen Sie über Datei/Mails abholen E-Mails ab, alle Aktionen werden protokolliert und sie können sehen ob das Abholen funktioniert oder ggf. Ihre Anmeldedaten korrigieren.
  • Die E-Mails befinden sich nun in c:\programme\Quester\OLfolders\Spool\Incomming\Benutzername dort kann kontrolliert werden, ob etwas empfangen wurde. Sperren Sie ggf. unter Windows die Freigaben für dieses Verzeichnis damit nicht jeder die E-Mails von jedem anderen lesen kann.
  • Die Mails werden in Outlook über ein E-Mail-Konto abgerufen. Servername: Ihr Server, Benutzername: Der OLfolders-Benutzer.

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3.6 Kann mein persönlicher Order auf dem Server liegen?

Ja, Sie können den persönlichen Order auf den Server kopieren. Legen Sie nun ein neues Profil an und verbinden Ihre Datei mit diesem Profil. Auf dem Client verbinden Sie sich mit der Datendatei und stellen die Übermittlung auf diese Datendatei um. Der persönliche Ordner kann nun aus dem Profil des Clients entfernt werden.

3.7 Es gibt nur ein einziges E-Mail-Konto für X Mitarbeiter, jeder soll diese E-Mails bearbeiten können

Dies ist mit OLfolders möglich, jeder kann die gleiche Datendatei verwenden.

Dabei ist zu beachten, dass generell nur ein einziges Outlook die E-Mails abholen soll, nicht mehrere. Wenn mehrere Outlooks die E-Mails abholen, kann nicht bestimmt werden, wer diese E-Mails bekommt, je nach Zeitpunkt kommen die E-Mails auf einem oder mehreren Clients gleichzeitig an.

Wenn alle Clients die gleiche Datendatei verwenden, reicht es ja aus, dass nur ein einziger Client die E-Mails empfängt, durch die Freigabe stehen diese dann unmittelbar überall zur Verfügung.

Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Jeder Client behält einen persönlichen Ordner, zum Beispiel um persönliche E-Mails zu beantworten. In diesem Fall muss über den persönlichen Ordner gesendet werden und ggf. die Antworten aus Gesendete Objekte in den öffentlichen Ordner verschoben werden.
    Ab Outlook 2002 kann dabei das Absenderkonto bestimmt werden, dies kann auch per Regelassistent abgefragt werden, so dass eine Regel erstellt werden kann, welche alle E-Mails gesendet über zum Beispiel info@ in den öffentlichen Ordner verschoben werden.
    Das E-Mail-Konto kann dabei ohne Posteingangsserver erstellt werden, da es nur senden muss.
  • Jeder verwendet den gleichen Übermittlungsordner. Auf einem Arbeitsplatz oder auf dem Server wird Outlook komplett mit E-Mail-Konto eingerichtet so dass E-Mails empfangen und gesendet werden können. Hier wird auch der Server installiert. Die Clients verbinden sich zu diesem Ordner ohne ein E-Mail-Konto einzurichten -- die Clients müssen ja nicht empfangen, weil der Server bereits empfängt.
    Bis Outlook 2000 wird auf dem Client kein E-Mail-Konto benötigt, ab Outlook 2002 muss ein E-Mail-Konto eingerichtet sein, damit der Senden-Knopf nicht versteckt wird. Hier kann Dummy-Email-Konto verwendet werden.

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3.8 Wie funktioniert der Spam/Virenfilter?

Der Virenfilter überprüft eingehende E-Mails auf bestimmte Muster, zum Beispiel werden alle E-Mails mit einer .PIF-Datei aussortiert, ebenso alle E-Mails mit einer in einer ZIP-Datei enthaltenden ausführbaren Datei mit Doppelerweiterung (wichtig.doc.exe). Dies filtert trotz der Einfachheit des Filters, sehr viele Viren aus. Zusätzlich können -- falls mal wieder eine Virenwelle rollt -- bestimmte E-Mails per Betreff o.ä. aussortiert werden.

 

Der Filter arbeitet nur im Zusammenhang mit dem Mail-Proxy, alle eingehende E-Mails werden von OLfolders empfangen und auf verschiedene Mailboxen zugeordnet. Wenn der Mailfilter aktiv ist, werden alle Regeln des Filters angewendet, trift eine Regel zu, wird die E-Mail nicht in die vorgesehene Mailbox, sondern in die im Filter angegebene Mailbox geleitet. Vordefiniert sind die Mailboxen "spam" und "virus".

 

Die Mailboxen werden dann mit Outlook oder einem anderem Programm über die normale E-Mail-Funktion abgerufen, geben Sie bei der Einstellung der E-Mails Servername, Benutzername und Passwort eines OLFolders-Benutzers ein.

 

Damit die E-Mails nicht verloren gehen, sollten zwei Benutzer mit dem Aliasnamen "spam" und "virus" eingerichtet werden. Die E-Mails können dann  z.B. mit Outlook Express abgefragt werden, um zu sehen, ob nicht doch ausversehen eine wichtige E-Mail ausgefiltert wurde.

 

Der Hauptgrund für unseren Virenfilter ist nicht das Verhindern einer Infektion, sonder das Abstellen der Belästigung durch teilweise hundertfach auftretende Viren. Die Virenmails sind nur gefährlich, wenn man diese öffnet, was mit ein wenig Aufmerksamkeit eigentlich nicht passieren sollte.

Da Infektionen auch über andere Wege als durch E-Mail auftreten, empfehlen wir auf jedem Client einen guten Virenfilter, zum Beispiel das Produkt AVG Antivirus oder das Produkt von Kaperski.

 

4.1 Ich möchte meinen persönlichen Kalender freigeben

Die Sekretärin soll Einträge in meinem Kalender vornehmen können.

  • Ihr Computer ist immer eingeschaltet.
    Im einfachsten Fall können Sie einen Server auf Ihrem Computer installieren und Ihren persönlichen Ordner freigeben. Installieren Sie dazu die Serverkomponente von OLfolders und richten für die Sekretärin einen Benutzer ein. Auf dem Computer der Sekretärin wählen Sie in Outlook Extras/OLfolders installieren, geben Ihren Rechnernamen und Benutzernamen ein und verbinden sich auf die Datei.
    Damit dies funktioniert, muss Ihr Computer ständig eingeschaltet sein.
  • Ihr Computer ist manchmal ausgeschaltet
    Um auf die Daten zuzugreifen, während Ihr Rechner ausgeschaltet ist, kann ihr persönlicher Ordner auf den Server verschoben und dort in Outlook eingebunden werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Suchen Sie die Datendatei auf dem Clientcomputer und kopieren diese auf den Server in einen beliebigen Ordner. Der Name kann in Systemsteuerung/Mail oder in Outlook im Eigenschaftsdialog des persönlichen Ordners angezeigt werden.
    2. Legen Sie auf dem Server ein neues Profil über Systemsteuerung/Mail an oder öffnen Sie die Datendatei in Outlook mit Datei/Öffnen, ändern Sie den Anzeigenamen im Eigeschaftsdialog der Datendatei.
    3. Verbinden Sie sich auf dem Client mit der Datendatei via Extras/OLfolders installieren.
    4. Stellen Sie die Übermittlung auf OLfolders um.
    5. Entfernen Sie die alte Datendatei.
    6. Damit der E-Mail-Transport mit OLfolders funktioniert muss OLfolders mindestens in der Version 2.3.6 auf Client und Server installiert sein.
  • Ihr Computer ist ein Laptop und ab und zu Unterwegs.
    Die Daten müssen synchronisiert werden, zum Beispiel mit QSync. Eine QSync-Lizenz gehört zu jeder OLfolders-Lizenz, geben Sie einfach die gleiche Seriennummer in QSync ein um QSync zu lizensieren.
    Nach der Installation von QSynchronization legen Sie einen Kalenderordner auf dem Server an und Öffnen das Eigenschaftsfenster Ihres persönlichen Kalenders. Wählen Sie im Reiter QSynchronisation den öffentlichen Ordner aus und wählen In den Zielordner, aus dem Zielordner.  Bevor der Laptop das Büro verlässt und nachdem er wieder im Netz ist, kann der Kalender per Knopfdruck synchronisiert werden.
    Beachten Sie dass eine Synchronisation schwieriger ist als ein direkter Netzwerkzugriff, da es Konflikte geben kann, wenn zwei Benutzer offline den gleichen Datensatz ändern.

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4.2 Wie kann ein Gruppenkalender erstellt werden?

Das Problem bei einem Gruppenkalender ist, an die Daten jedes einzelnen Kalenders zu kommen, wenn sämtliche Daten auf dem Server liegen, ist es kein Problem jederzeit alle Daten einzusehen, dies ist aber meistens nicht der Fall, da die Kalender in persönlichen Ordnern geführt werden, nur dort funktionieren Kalendererinnerungen.

Bevor ein Gruppenkalender erstellt werden kann muss auf dem Server ein Kalenderordner erstellt werden. Erstellen Sie in Outlook einen Ordner mit Typ Kalender. Falls auf dem Server gearbeitet wird, sollte der Gruppenkalender nicht im Standardkalender erstellt werden, sonst erscheint für jeden Termin jedes Benutzers eine Erinnerung.

Eine elegante Methode ist, alle Kalendereinträge auf den Server zu synchronisieren, jeder Benutzer richtet eine Synchronisation vom persönlichen Ordner in den öffentlichen Ordner ein, sobald jeder Benutzer synchronisiert hat, stehen bereits sämtliche Daten zur Verfügung, im gemeinsamen Kalender werden diese aber ohne Hinweis auf den Besitzer angezeigt. Über das Benutzerrecht "Namen in Elementen anzeigen" kann für diesen Ordner und alle Benutzer definiert werden, dass der Name angezeigt wird. Die Einträge des Kalenders -- wenn Sie über OLfolders betrachtet werden ändern sich dabei von "Termin 1" nach "[David User] Termin 1". Da dies zu lang für die Kalenderanzeige ist, lassen sich in der Rechteverwaltung Abkürzungen vergeben (Klick auf "..." neben "Namen in Elementen anzeigen"). Der Eintrag wird dann zum Beispiel als "MM-Termin 1" angezeigt.

Falls im Gruppenkalender Änderungen gemacht werden sollen, dürfen pro Arbeitsplatz nur die eigenen Elemente des Benutzers und ggf. die Elemente welche von der Sekretärin für einen Benutzer gemacht wurden zurückkopiert werden, ansonsten wird jeder Termin jedes Mitarbeiters auf jede Arbeitsstation repliziert. Outlook speichert bei jedem Element automatisch die E-Mail-Adresse und den Namen im Feld "SenderEmailAddress" bzw. "SenderName" ab dies kann ausgenutzt werden, um die eigenen Termine aus dem Gruppenkalender auszufiltern. Um die für einen Benutzer erstellten Termine auszufiltern kann entweder der Namen irgendwo vermerkt werden oder man verwendet zum Beispiel eine Kategorie.

QSync ist in der Lage, die Datenmenge durch eine Query (Abfrage) vor der Synchronisation zu reduzieren. Die Abfrage wird dabei ähnlich wie bei SQL im Klartext eingegeben. Um zum Beispiel die eigenen Daten von David User zu kopieren kann folgende Query verwendet werden:

 

SenderName = "David User" or Categories = "David User" or Body = substring ignorecase
"[David User]"

 

Ein Element wird dann synchronisiert, wenn er entweder von David User erstellt wurde, die Kategorie "David User" zugewiesen wurde oder [David User] im Text vorkommt, ohne Berücksichtigung der Groß-Kleinschreibung. Die Sekretärin kann also entweder eine Kategorie zuordnen oder "[David User] in den Text schreiben. Die Eckigen Klammern verhindern, das der Name David User, welcher im Fließtext vorhanden sein könnte, berücksichtigt wird.

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4.3 Ich erhalte die Meldung: Die auf dem Server veröffentlichten Frei-Gebuchtmeldung können nicht gespeichert werden

Dies scheint ein Fehler in Outlook zu sein, er versucht irgendeine unbekannte Frei-Gebucht-Liste abzuspeichern (vermutlich Exchange-Frei-Gebucht), trotz dieser Meldung sind alle Daten gespeichert, sowohl der Kalendereintrag selbst als auch der lokale Frei-Gebucht-Eintrag und falls konfiguriert, falls konfiguriert, die Internet-Freigebucht-Listen.

Der Fehler tritt nur bei manchen Outlook-Installationen auf, bekannt ist es von Outlook 2000 und 2002 und zwar auch, wenn OLfolders nicht installiert ist, sonder mit mehr als einem persönlichem Ordner gearbeitet wird.

Wir können den Fehler nicht verhindern, aber verstecken. Im Programmverzeichnis finden Sie das Programm fbclick, dieses reagiert auf Fenster mit der Frei-Gebucht-Meldung und drückt OK bevor das Fenster richtig sichtbar ist.

 

4.4 Die Erinnerungen werden im öffentlichen Kalender nicht angezeigt

Outlook ist nicht in der Lage, Erinnerungen in anderen Ordnern anzuzeigen, auszuführen, weder mit OLfolders, noch mehreren PST-Dateien noch mit Exchange. OLfolders hat als Datenbanktreiber nicht die Möglichkeit die Erinnerungen zu beeinflussen, man könnte maximal ein Add-In für Outlook schreiben, welches eigene Erinnerungsfunktionen bietet.

  • Würden Erinnerungen in öffentlichem Kalender funktionieren, würde jeder Mitarbeiter über die Termine jedes anderen Mitarbeiters erinnert werden. In Outlook existiert kein Konzept, welches bei einer Erinnerung angibt, an was welche Termine man erinnert werden möchte.
  • Bezogen auf eine Exchange-Umgebung mit einigen Zehntausend Mitarbeitern wäre das Durchsuchen aller öffentlicher Ordner tödlich. Würden tausende Outlooks Morgens um 8:00 den gesamten öffentlichen Ordner nach Erinnerungen durchsuchen, bricht jedes noch so gute Netzwerk zusammen.

Momentan bleibt nur die Möglichkeit, Elemente aus dem öffentlichen Ordner in den persönlichen Ordner zu synchronisieren. Je nach dem wie der Kalender aufgebaut ist kann dabei eine Abfrage hilfreich sein, um zu verhindern dass jeder Termin von jedem Teilnehmer synchronisiert wird. Eine Abfrage in QSync kann z.B. so aussehen:

"SenderName = "David User""

Dadurch werden nur Elemente synchronisiert, die von David User erstellt wurden.

Erinnerungen in öffentlichen Ordnern können auch komfortabel mit dem Produkt ReminderManager verwaltet werden, dieses Produkt bietet einige interessante zusätzliche Funktionen und kommt ohne Synchronisation der Erinnerungen aus. (Nach Klick auf den Link, bitte auf Demo Downloaden klicken).

 

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4.5 Wie kann ich jemanden zu einem Termin oder einer Aufgabe einladen?

Falls Sie unterschiedliche Versionen von Outlook verwenden, kann es sein, dass die Termineinladungen bzw. Aufgabenzuordnungen vom Client nicht erkannt wird, weil die Formate unterschiedlich sind. Outlook ab 2002 verwendet das Standardformat ICAL zum Versenden von Aufgaben und Terminen, ältere Versionen von Outlook kennen dieses Format nicht und zeigen es dann einfach nur an. Alle Versionen von Outlook unterstützen allerdings Rich-Text.

  • Legen Sie einen Kontaktordner an und geben dort alle E-Mail-Adresse ein, welche für Einladungen verwendet werden sollen.
  • Doppelklicken Sie jeweils die E-Mail-Adresse und wählen Rich-Text verwenden
  • Machen Sie den Kontaktordner via Outlook-Adressbuch zu einem Adressbuch (Eigenschaften/Outlook-Adressbuch, Diesen Ordner als Adressbuch verwenden).

5.1 QSynchronization ist nicht mehr verfügbar, obwohl es installiert ist

Wenn Sie Outlook 2002 oder 2003 verwenden ist es ggf. deaktiviert. Öffnen Sie in Outlook den Menüpunkt Info (?/Info) und klicken Sie auf Deaktivierte Elemente, aktivieren Sie OLSynchronization erneut.

 

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